[스크랩] 보고서 잘 쓰는 법
보고서 잘 쓰는 법
1. 보고서 잘 쓰는 법
가. 이해하기 쉽게
* 전문용어, 한자, 외래어 사용 지양
* 필요시 설명 추가
* 과거사례와 타부서 의견을 포괄적으로 검토해 작성
나. 완결성
* 보고서 한개는 한개 주제로 작성
* 작성 목적, 경위와 쟁점, 대안, 추진계획 명확히 표시
다. 간결명료하게 효율적 작성
* A4 2매 이내, 5매 이상일 경우 목차 작성
* 시작 문단에 가장 중요한 내용 배치
* 6하 원칙(누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게)에 의해 작성,
미사여구나 과장된 표현 지양
2. 지적받는 보고서
가. 오탈자 2개 이상
나. 문장 길고, 장황하다
다. 요점이 흩어져 있다
라. 작성자 관점에서 작성
마. 수치가 틀림
3. 칭찬받는 보고서
가. 요약본과 결론이 앞에 위치
나. 문장 짧고 간결함
다. 완성도보다 "때"(시기)를 맞췄다
라. 상사의 양식 취향을 반영함
마. 상사와의 수시협의로 작성 방향 정함
4. 보고서 잘 쓰려면
보고서 작성에는 정답이 없다. 가장 중요한 것을 읽는 사람 즉
보고 대상이 이해하기 쉽게, 간결명로하고 효율적으로 작성하는 것이 가장 좋다.
최적의 보고서 분량은 A4용지 기준으로 2매이다. 5매 이상일 경우 목차를 작성해야 한다.
전문용어는 가급적 피하되, 필요시 부가섦여 형태로 덧붙이면 된다.
'객곽적인 보고서'라는 느낌을 가지도록 관련 사례, 타 부서 및 전문가의 시각 등을
포함하여 작성하는 것이 좋다
가. 기획안 : 의사결정용 보고서
일명 기획안이라고 분류할수 있다.
보고서를 읽는 사람이 현황과 당면과제를 파악하고 의사 결정을 내릴 수 있도록
전략과 대책을 제시하는 보고서이다
아래와 같은 정보등을 체계적으로 기술해야 한다.
- 보고 개요 : 문제가 제기된 이유
- 현황 및 쟁점사항 : 문제가 무엇인가
- 쟁점에 대한 분석과 제안 : 무엇을 결정해야 하나
- 향후 계획 : 의사결정 후 어떻게 관리하는가
나. 상황보고 : 정보전달용 보고서
구체적 사실관계와 현황을 종합 분석해 상급자에게 배경지식을 제공하는 것을 목적으로
하며, 이런 보고서는 질이나 양을 떠나서 '제때'보고하는 것이 최우선 되어야 한다.
정확한 내용을 객관적으로 서술해야 하며, 그래프와 통계를 적절히 활용해야 한다.
'~동향'이나 '~현황'과 같은 포괄적인 제목은 좋지 않다.
구체적 제목을 기술해야 이해도와 가독성이 높아진다.
다. 회의자료 보고서
회의 참가자들에게 배포되는 자료는 짧은 시간 안에 정보를 공유하고,
쟁점에 대한 결론을 도출해 내도록 구성되어야 한다.
앞부분에 회의 개최 취지를 분명하게 적고 참가자 모두 이해할 수 있도록
쉽게 기술되어야 한다.
회의 결과 보고서는
작성 주체, 회의 목적, 안건, 참가자 등 기본사항 →
논의 요지와 결정 내용 →
쟁점별 혹은 참석자별 논의 내용 순으로 적으면 깔끔하다.